用于记录叉车车队管理的数据和数字化车队管理过程之间存在很大的区别。科朗（Crown）的全球自动化和新兴技术总监Jim Gaskell指出，基于纸张或电子表格的方法可能仅适用于小规模操作，但它们无法提供全面的车队管理信息。

Gaskell说：“如果你只了解一部分情况，比如一辆叉车的维修费用，那么问题是你可能在一项资产上花费了几千美元，在你不了解使用时间和任务环境等因素的情况下，很难找到维修成本数据并从中得出太多结论。”

在这方面，叉车远程信息处理和车队管理系统的进步可以提供帮助，车队管理系统中的分析仪表板可以将不同的数据汇集在一起，其中可能包括来自仓库管理系统(WMS)的数据，该系统可以洞察车队及其操作员产生的任务和生产率。为了正确地管理车队，它有助于获得有关维修事件和成本的准确的在线数据、自动从每辆叉车收集的工时计和使用数据，以及对特定叉车正在执行的任务的深入了解。

Gaskell说：“如果您在一个车队中使用10辆叉车，这些维修费用将有所不同，其中一辆的费用可能比另一辆高50％，但是，如果您了解到这些叉车的工作时长以及它工作环境的恶劣程度那么您就能真正理解到为什么这些成本会更高。”

例如，一些叉车可能用于装载有轨电车，包括坡道、不平坦的表面和狭窄的空间，因此，有轨电车装载的叉车的维修成本要比其他地方使用的类似设备更高。Gaskell说：“当你将远程信息处理与车队管理系统相结合时，你可以看到所有涉及的因素，并能找到导致成本增长的原因以及如何更有效地管理这些成本的答案。”

来自WMS的数据将使操作员/叉车每小时产生的托盘生产率洞察力降低到托盘数量。Gaskell说：“当您拥有准确的维修数据，使用情况数据以及生产率指标时，在车队管理系统中将它们全部汇总在一起时，这就是您想要的三角信息。”

车队管理系统功能，如叉车操作员对潜在车辆问题的注释之类的，可以触发对主管和维护人员的警报，以便在数字工作流程中解决任何问题，而不是依靠口头沟通或书面报告或注释。

即使像记录叉车工时计数据这样看似简单的事情，远程信息处理也更准确，因为它是来自叉车电子设备的实时数字读数，而不是技术人员输入的读数，与任何数据输入一样，这很容易出错。 “远程信息处理的数字方面确保了仪表读数的准确性，任何需要用一个设备检查的事情都可以完成。” Gaskell说。

远程信息处理还可以直接从叉车的电子设备监控其他仪表数据，例如设备行驶时间或提升时间。该数据流允许对每个设备的使用方式进行更深入的分析，并且可以用于发现异常和类似设备。车队管理系统的用户可以为仪表板配置所需的指标，其中一些指标可以更详细地从WMS提取与生产率相关的数据。

“一些用户，尤其是第三方物流提供商或食品杂货等行业的用户，利用fleet软件全面地了解车队的任何行动所产生的生产效益以及生产率，包括每托盘、每小时的成本，以真正了解他们的运营成本或服务客户的成本。” Gaskell补充道。